Ryhmä B: Systeemiteoria organisaatiossa

MIKÄ ON SYSTEEMI?

Systeemi voidaan määrittää monimutkaisena suhteiden asetelmana, joka toimii itsenäisten osien tai komponenttien joukossa. Organisaatioviestintää opiskeltaessa käsitellään sekä organisaation komponenttien ympäristöä että suhteita niiden välillä.

Systeemiteoria vetoaa niihin, jotka ovat kiinnostuneita organisaatioviestinnästä, koska se korostaa viestintäprosessien tärkeyttä organisoinnissa. Lisäksi se on teoreettisesti kykeneväinen vangitsemaan näiden prosessien monimutkaisuutta.


YMPÄRISTÖ JA AVOIN SYSTEEMI

Systeemiteorian mukaan organisaatiot eivät esiinny muusta maailmasta eristäytyneinä kokonaisuuksina vaan yhä kasvavassa määrin epävakaissa toimintaympäristöissä. Jotta nykypäivän yrityksen toiminta saadaan onnistumaan, joidenkin yrityksen jäsenten on kiinnitettävä erityisesti huomiota ympäristön tarkkailuun. Jos yritystä uhkaaviin asioihin ei tutustu, jättää se organisaation avoimeksi erilaisille uhille, joilla voi olla yrityksen kannalta tuhoavia vaikutuksia. Onnistuneimmissa yrityksissä ympäristön tarkkailun suorittavat työntekijät, joilla on paras mahdollisuus vuorovaikutukseen ihmisten kanssa yrityksen ulkopuolella.

Organisaation tarkkailu ei rajoitu pelkkään yrityksen ympäristön seuraamiseen vaan onnistuakseen yrityksen täytyy myös työskennellä ympäristönsä kanssa. Nykypäivänä yrityksen on vaikea tunnistaa potentiaaliset kilpailijat ja kumppanit. Tämän takia paras strategia on yhteistoiminta. Tällä tarkoitetaan yhteistyön ja kilpailun sekoitusta, jonka tarkoituksena on saada parhaat hyödyt irti molemmista.

Avoin systeemi rohkaisee itsenäisiä jäseniä olemaan tietoisia yrityksen yleisen terveyden tärkeydestä. Se on siis riippuvainen vuorovaikutuksestaan ympäristönsä kanssa. Sen vuoksi avoimella systeemillä, joka on vuorovaikutuksessa tuottavasti ympäristön kanssa, on tapana luoda rakenne tai organisoitua. Suljetussa systeemissä on vain vähäistä vuorovaikutusta ympäristön kanssa.

RIIPPUVUUTTA AIHEUTTAVA ELI SULJETTU SYSTEEMI

Riippuvuutta aiheuttava organisatoriset systeemit eivät ole avoimia, eivätkä myöskään aina edistä sitä. Systeemi rohkaisee yksilöitä tulemaan riippuvaisiksi systeemistä. ja sulkemaan ulkopuolelle muut vaikutukset Järjestelmä toimii samalla luonteenomaisella piirteellä kuin yksilöllinen riippuvuus. Merkittävin puolustusmekanismi riippuvuusjärjestelmässä on kiistäminen, joka tukee suljettua systeemiä.

TAVOITE

Organisationaaliset tavoitteet ovat rajattu eri tavoilla organisaatio- ja kommunikaatioteorioissa. Tieteellisen johtamisen näkökulmasta tavoitteet ovat keskeisiä; sekä yksilöt että organisaatiot suuntaavat toimintonsa suoraan kohti tavoitteen saavuttamista. Institutionaalisesta näkökulmassa organisaatiot ja heidän jäsenensä voivat kannattaa tavoitetta, mutta harvoin se onnistuu, koska tavoitteet eivät valvo ihmisiä. Avointen systeemien näkökulmasta tavoitteet ovat neuvoteltu riippuvaisten organisaatioryhmien kesken ja ne ovat vahvasti ympäristön vaikutuksen alaisena. Tavoitteet voivat myös poiketa eri järjestelmätasojen välillä.

ELINYMPÄRISTÖN VAIKUTUS

Systeemiteoria tuo mieleen monimutkaisen kuvan riippuvaisesta organisaatiosta dynaamisessa ympäristössä ja joka on huomioinut jatkuvan taistelun järjestyksen luomisesta ennustamattomassa ympäristössä.

Aikaisemmin klassiset johtamisteoriat kiinnittävät vain vähän huomiota organisaationympäristöön. Nykypäivän avoimet systeemit ovat epävakaampia ja arvaamattomampia. Avoimuus ympäristöä kohtaan auttaa yrityksen näkemään itsensä osana dynaamista monimutkaisuutta riippuvuuksien ja suhteiden joukossa. Yritysten elinympäristöjen moninaisuus johtaa siihen, että sama periaatteiden ja ratkaisujen järjestäminen ei ole mahdollista kaikissa tilanteissa.

Systeemiteoriassa on kaksi keskeistä periaatetta; ei ole parasta tapaa organisoida ja kaikki organisoinnintavat eivät ole yhtä tehokkaita. Nämä periaatteet tarkoittavat sitä, että yrityksen täytyy tutkia erilaisia mahdollisuuksia ja valita organisoinnin muoto, joka sopii tietylle ympäristölle. Organisaatiot, jotka toimivat todella epävakaassa ympäristössä vaativat erilaisia johtamisen muotoja, ihmistenvälistä viestintää, päätösten tekemistä ja rakenteen sopivuutta.

SYSTEEMITEORIAN ESIINTYMINEN ORGANISAATIOSSA

Viestintä kuvataan usein virheellisesti vain lähettäjän ja vastaanottajan väliseksi yksinkertaiseksi tiedon siirroksi. Systeemiteorian tutkiminen ei myöskään ole ollut tähän asti kovin tarkoituksenmukaista, sillä puutteelliset taidot käyttää tilastollisia menetelmiä johtavat teoreettisen testaamisen uupumiseen. Monimutkaisia systeemejä on hankala tutkia, mutta viime aikoina on onnistuttu kehittämään muutamia mielenkiintoisia teorioita
Ensimmäisenä niistä mainittakoon Margaret Wheatleyn teoria, jonka tärkein sanoma on epäjärjestyksen ja vastarinnan hyväksyminen luonnolliseksi osaksi organisaation johtamisprosesseja. Wheatleyn mukaan erityisesti johtajien olisi muutettava asenteitaan kontrollin ja järjestyksen suhteen. Jos epäjärjestystä ja hämmennyksen ilmaisua rohkaistaisiin, saataisiin ehkä esiin joitain tärkeitä asioita, joita ei muuten huomattaisi. Jos organisaation viestintä olisi avointa myös kritiikille, edistäisi se innovatiivisuutta ja kykyä muutokseen. Wheatley myös peräänkuuluttaa vapauden tärkeyttä organisaatiossa. Mitä enemmän vapautta, sen parempi järjestys.

Toinen johtamisen tutkija Peter Senge on myös onnistunut tuomaan systeemiajattelun yritysjohtajien mietittäväksi. Hänen teoriansa keskittyy tarkastelemaan niin sanottuja oppivia organisaatioita ja sitä, miten ne systeeminä eroavat tavallisista organisaatiotyypeistä. Oppivan organisaation peruspiirteisiin kuuluu systeemiajattelu; yhden menestys tarkoittaa kaikkien menestymistä. Jokainen jäsen on henkilökohtaisesti sitoutunut oppimiseen ja itse-reflektiivisyyteen sekä kykenee tunnistamaan ja tarvittaessa muuttamaan vanhoja ajattelumallejansa. Oppivassa organisaatiossa keskeistä on myös yhteinen visio ja tiimioppiminen.

Kolmas systeemiajattelun teoreetikko Karl Weick on tutkinut organisaatioympäristöjä ja pitää niitä erittäin monimutkaisina sekä ennustamattomina. Tällaisia ympäristöjä johdettaessa, on saatava selko organisaation epävarmuuksista.

Tässä on Weickin mukaan todellinen haaste, sillä ns. ”sense-making” l. organisaation järkeistäminen, vaatii heterogeenisyyttä. Huomiota pitäisi kiinnittää, keitä organisaation kehittämiseen otetaan mukaan, sillä tarvitaan useita osaajia näkemään koko organisaation toiminta-alue.

Weickin oletus on että päätöksenteko pohjautuu aikaisempiin kokemuksiin, jota on kritikoitu siitä, että tosiasiassa ihmiset usein tulevaisuutta suunnitellessaan luulevat luovansa uusia toimintamalleja. Organisaation työntekijöille on tärkeintä olla sitoutunut tiimityöskentelyyn, joka tähtää vanhojen toimintamallien toiston vähentämiseen. Ajan myötä työntekijät ymmärtävät retrospektiivisesti oman toimintansa merkityksen.

Systeemiajattelu edellyttää organisaation tarkastelua avoimemmin sekä sen luoman ympäristön moninaisuuden ymmärtämistä. Unohtaa ei saa myöskään yksilöiden välisten suhteiden merkitystä ja viestintää.